منظومة إدارة المستندات والوثائق والأرشفة الالكترونية

منظومة إدارة المستندات والوثائق والأرشفة الالكترونية: هو النظام الذي يتيح إدارة و أرشفة  جميع أنواع الوثائق الصادر والوارد ( مستندات, رسائل, قرارات, صور, ميكروفيلم, …الخ ) وهو عبارة عن نظام حاسوبي يستخدم لإدارة الوثائق و متابعة و تخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية و الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقه بإدارة الأصول الرقمية و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجلات .

والنظام عبارة عن عدة خطوات متتابعة وحزمة برامج مدمجة معاُ لتشكل منظومة متكاملة حديثة جدا لأدارة المستندات والوثائق والأرشفة الالكترونياُ تبداء من انشاء المستند او الوصول الى البيانات , التحقق من صحتها,التصنيف,الأرشفة,التخزين,حمابة المستند, وتوفير آلية بحث دقيقة للوثيقة المطلوبة،…الخ

الأهـــداف

•              أمن البيانات ومكافحة مشاكل الخلل والخروقات الأمني وتضمن عدم فقدان البيانات او المستندات والوثائق وحمايتهــا من عمليات السرقة والقرصنة.

•              الأرشفة الرقمية الديناميكية وضمان التوصل الى الملف بصورة فعالة و إعتماد مفهوم الإدارة المعاصرة بتقنية التوقيع الألكتروني.

•              مكافحة تضييع الوقت وإسراف الورق وزيادة الانتاجية وتقليل التكلفة و حل مشكلة الحاجة الى مساحات واسعة للأرشيف.

•              إدارة كافة انواع الوثائق والملفات حسب المعايير القياسية الدولية الحديثة.

•              إنشاء الذاكرة المؤسسية و سهولة وسلاسة تدفق البيانات و اتخاذ القرار بشكل أفضل